Ecz. Ali ERDEM yazdı…
Bu ayki yazımda size son dönem de gündemde olan e fatura uygulamaları ve bu uygulamaların detayları hakkında yaptığımız çalışmalarla ilgili bilgi vermeye çalışacağım. Öncelikle size e fatura mevzuatı ve teknik detayları hakkında bilgi vereceğim: 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğin yayımı ile birlikte Elektronik Fatura Uygulaması (e-Fatura Uygulaması) hizmete alınmış bulunmaktadır. e-Fatura Uygulaması, tanımlanan standartlara uygun e-Faturaların, tarafları arasında güvenli ve sağlıklı bir biçimde dolaşımını sağlamak amacı ile oluşturulan uygulamaların genel adıdır. e-Fatura Uygulamasından yararlanan kullanıcılar;
- Sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderebilir,
- Sistemde kayıtlı kullanıcılardan e-Fatura alabilir,
- Gönderilen veya alınan e-Faturalarını bilgisayarlarına indirerek elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz edebilirler.
416 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca 213 Sayılı Vergi Usul Kanununun 232’nci maddesi uyarınca fatura düzenlemek zorunda olan mükellefler e-Fatura Uygulamasından yararlanabilmektedir. e-Fatura düzenlemek ve göndermek isteyen mükelleflerin öncelikle e-Fatura Uygulaması üzerinde, kendilerine ait bir Kullanıcı Hesabı oluşturmaları gerekmektedir. Kullanıcı Hesabı tanımlanan mükellefler e-Fatura Uygulamasını entegrasyon yoluyla veya e-Fatura Portalı aracılığı ile kullanabilecektir.
Uygulamanın teknik detayları incelendiğinde ise sistem şöyle tanımlanıyor: e-Fatura Uygulaması, sistem üzerinde önceden tanımlanmış olan kullanıcıların belirlenen standartlara uygun elektronik belgeleri, gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısını ifade etmektedir.
Söz konusu mesajlaşma altyapısı aşağıda yer alan hedefler üzerinde geliştirilmiştir:
- 1. Altyapıyı kullanacak tüm tarafların merkezi biçimde tanımlanması suretiyle kolay erişimin sağlanması,
- 2. Mesaj yapılarının standartlara bağlanması suretiyle tüm kullanıcıların veri tanıma ve işleme hususunda ortak bir noktada buluşturulması,
- 3. Yazılımın tek bir mesaj çeşidi yerine birbirinden farklı mesajları kolaylıkla taşıyabilmesi,
- 4. Esnek bir tasarım ile mesajların taraflar arasında dağılımında mümkün olabildiğince fazla alternatif kanalın kullanılabilmesinin sağlanması.
Bu hedefler kapsamında e-Fatura Uygulamasında;
- 1. Taraflar Mali Mühür Sertifikaları, Nitelikli Elektronik Sertifikaları ve merkezi bir adres yönetim modülü aracılığı ile uygulama üzerinde tanımlanmıştır.
- 2. e-Fatura açısından UBL 2.0. standardı esas alınarak özelleştirme yapılmış ve sonuçta UBL TR 1.0 paketi oluşturulmuştur.
- 3. Uygulamada dolaşan mesajların, Standart Business Document Header-GS1 standardına uygun bir zarfın içinde dolaştırılması sağlanmıştır.
- 4. Uygulama bir merkez etrafında tanımlanacak “gönderici birim” ve “posta kutusu” yazılımları aracılığı ile çalışacaktır. Bu yapılar birbirinden bağımsız rolleri yerine getirmekte olup, farklı yazılım altyapıları içerisine kolaylıkla entegre edilebilirler.
Teknik tasarımı itibari ile mesajların taraflar arasında dolaşımını sağlamak amacı ile oluşturulan sistem içerisinde, herhangi bir arayüz bulunmamaktadır. Diğer bir ifade ile elektronik fatura uygulamasının taraflar arasında kullanımı tamamı ile uygun yazılım entegrasyonlarının oluşturulması ile gerçekleştirilmektedir. Bu şekilde oluşturulacak çözümler, işletmelerin kendi bünyelerinde yer alan ERP (Enterprise Resource Planning) çözümlerinin uyarlanması şeklinde olabileceği gibi bu konuda geliştirilecek bazı özel yazılım çözümlerinin de geliştirilmesi mümkündür. Gelirler İdaresi Başkanlığı tarafından geliştirilen E-Fatura Portalı da, bu arayüzlerden sadece birisini ifade etmekte olup, uygulama ile ilgili temel fonksiyonları içermektedir.
Eczanelerimizde e-fatura dönüşümünün nasıl sağlanacağı ile ilgili hangi işlemleri yapılacağına bakacak olursak: öncelikle e-imzamızın olması gerekmektedir. Bunun yanında e-fatura modülü, faturaların arşivlenmesi için e-arşiv modülü, faturaların mali olarak işlenebilmesi için e-defter modülü ve e-faturanın onaylanması ve e-mühür(mali mühür) modülü bulunmalıdır.
E-fatura için kağıt faturanın karşılığı bilgileri içeren, uluslararası bir formatta (UBL) standart hale getirilmiş, değiştirilemez bir şekilde mühürlenmiş, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip elektronik belgedir. Mükellefler E-Fatura Uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler.
MEVCUT MÜKELLEFLER
- Yıllık cirosu 10 milyon TL üstü tüm firmalar
- Tütün Alkol Petrol piyasalarında üretici ve dağıtıcılar
- Yıllık cirosu 5 milyon TL üstü olan ve internetten sipariş alan firmalar
- BEKLENEN MÜKELLEFLER
- SGK ya fatura kesen tüm hastane, eczane, optik ve tıbbi cihaz satış merkezleri (2018)
- Yıllık cirosu 5 veya 7,5 milyon TL üstü olan tüm firmalar (2019)
- Kamuya fatura düzenleyen firmalar (2019) MEVCUT MÜKELLEFLER
- e-arşiv için Firmaların bireysel müşterilerinin bildirdikleri herhangi bir mail adresine PDF formatında fatura göndermeleri veya müşterilerine baskı vermeleri, ve Elektronik Fatura (UBL) formatında saklamaları anlamına gelir.
- Yıllık cirosu 5 milyon TL üstü olan ve internetten sipariş alan firmalar
- BEKLENEN MÜKELLEFLER
- 2017 ve müteakip yıllar yıllık cirosu 1 milyon TL üstü olan ve internetten sipariş alan firmalar (Dönem kapanışı + 6 ay) MEVCUT MÜKELLEFLER
- e-defter için Vergi Usul Kanununa ve veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerin uluslararası bir formatta (XBRL) standart hale getirilmiş, değiştirilemez bir şekilde mühürlenmiş, kağıt defter ile aynı hukuki niteliklere sahip kayıtlar bütünüdür.
- Yıllık cirosu 10 milyon TL üstü tüm firmalar
- Tütün Alkol Petrol piyasalarında üretici ve dağıtıcılar
- BEKLENEN MÜKELLEFLER
- Yıllık cirosu 5 veya 7,5 milyon TL üstü olan tüm firmalar (2019)
SGK 22/08/2017 tarihinde bir duyuru yayımlayarak e-faturaya geçiş yapılacağı ile ilgili detaylı bir bilgilendirme yapmış ve sonrasında uygulama için kılavuz ve teknik doküman da yayımlamıştır. Duyuru ile ilgili detaylar incelendiğinde şu bilgiler göze çarpmaktadır. SGK, tüm sağlık kuruluşlarına (Eczane, Optikçi, Medikal Firmaları, Hastane, Tıp Merkezleri) 3 Ekim 2017 itibariyle E-Faturaya geçişi ile alakalı duyuruyu yayınlamıştır.
- SGK’ya fatura kesen işletmelerin E-Faturaya geçişi zorunlu zorunlu değildir. Ancak 2018 Yılı ortasında 1 milyon TL ve üstü fatura kesen işletmelere ve 2019 yılı başında tüm SGK’ya fatura kesen firmalara zorunluluk gelmesi planlanmaktadır.
- SGK’ya fatura kesmekte olan ve E-Faturaya geçen sağlık kuruşlarının ödeme süreçlerinin çok daha kısalacağını SGK yazılı olarak beyan etmiştir. Bu kısalma süresinin 45 gün olarak uygulandığı SGK’ya E-Fatura kesen Sağlık Kuruluşlarından teyit edilmiştir.
- Eczanelerin, optiklerin, tıbbi cihaz satış merkezlerinin, hastanelerin ve tıp merkezlerinin kullanmış olduğu programlara veya MEDULA sistemine entegrasyon sağlanarak bu işletmelerin tam otomatik e-fatura göndermeleri ve almaları sağlanmıştır.
- e-fatura kullanımının SGK sağlık hizmet sunucuları için avantajlarını şöyle sıralayabiliriz:
- Sağlık hizmet sunucuları hasta işlemleri esnasında fatura düzenleme ile uğraşmayacaklar, hastalarına ve işlerine daha çok konsantre olabilecekler.
- Kağıt, Baskı, Zarf ve iş gücü masraflarından kurtulacaklar.
- Kargo ile fatura gönderip ekstra maliyete girmeyecekler. Faturalarını 10 yıl boyunca klasörlerde, özel ayrılmış odalarda saklamayacaklar.
- Tamamı dijital arşivlerde yedeklemeli saklanacak. Geriye dönük bir fatura bulmak istediklerinde sistemden saniyeler içerisinde bulup, anında muhatabına tekrar gönderebilecekler.
- Gelen-Giden faturalarını muhasebe programına elle girmeyecekler. Aktarım sistemi ile aktarabilecekler.
- Çevrenin korunmasına ve daha yeşil daha temiz olmasına katkıda bulunacaklar.
Ancak e-fatura işlemlerinde arşivlenme ve fatura alım ve gönderim işlemlerinde kontör kullanılması ve özelliklede eczanelerimizde depolardan gelen faturalar sebebiyle ciddi bir maliyet oluşturacaktır. Geçiş için bu maliyetin azaltılması için eczacı örgütlerinin şimdiden çalışma yapmaları önem arz etmektedir. Bir diğer husus ise SGK duyurusunda e-faturalı işlemlerin daha erken ödeme alacağı ile ilgili hususta duyuru dışında herhangi bir yasal mevzuat oluşturulmamasıdır. Bu konu hakkında kurum yetkililerine başvurularak gerekli işlemlerin takip edilerek duyuruda belirtilen erken ödeme sürelerinin yasal çerçevede netleştirilmesi gerekmektedir. Eczanelerimizde ciddi zaman ve emek israfına yol açan manuel uygulamanın e fatura uygulaması ile sona erecek olması olumlu bir gelişme olmakla beraber olası risklerinin değerlendirilerek proaktif davranarak şimdiden hazırlık yapılmasının elzem olduğu görüşündeyim.
Kaynaklar
www.sgk.gov.tr/wps/portal/sgk/tr/kurumsal/e-fatura/dokumanlar
EDM E-Fatura sunumu
