Eczane Yönetim Sistemi (EYS) Kurucu ortakları Fikret Küçükkoyuncu ve Caner Aktaş eczaneler için geliştirdikleri sistem ile ilgili sorularımızı cevaplandırdılar:
EYS’yi bize tarif eder misiniz, tam olarak nedir?
En temel anlamda EYS bir Business Intelligence yani İş Zekası yönetim aracıdır, özel anlamda ise; EYS bir “Eczane Yönetim Paneli”dir. İş yönetimi için ihtiyaç duyulan analizlerinin en hızlı ve en etkin biçimde yapılmasını amaçlar. Daha genel manada bir “karar destek” sistemidir. Yani iş yönetiminde karar verebilmek için analizleri yapar ve yöneticinin karşısına getirir, dolayısı ile yöneticinin yönetim için karar almasını ve strateji geliştirmesini kolaylaştırır. Buradan hareketle EYS yöneticinin sağ koludur diyebiliriz.
EYS’yi niçin geliştirildiniz?
Sektörün içinde bulunduğu zorlukların farkındayız, ağırlıkla “ilaç dışı” kategorilerdeki büyüme gerekliliğinin eczaneler için ne kadar önemli olduğunu biliyoruz. Dolayısı ile eğer işimizde büyüme trendine girmek istiyorsak işimizi ölçmemiz ve bu doğrultuda strateji belirlememiz çok önemli, dolayısı ile mottomuz olan “Ölçmediğiniz İşi Yönetemezsiniz” ilkesinden hareketle EYS’nin bir olmazsa olmaz olduğunu biliyoruz. Çünkü biz danışmanlıklarımızda bu araç üzerinden tüm ölçümlerimizi yapıyor ve kararlarımızı veriyoruz, yani bu sistem bize danışmanlık süreçlerimizde ışık tutan yol gösteren bir araç, şimdilerde ise bu aracı tüm eczacılarımızın hizmetine açtık. Çünkü eczacılarımız da kendi işlerinin yöneticileri ve bir yöneticinin en temel sorumluluğu işini en verimli şekilde yönetmektir. Dolayısı ile bu yönetimi sergilerken yardımcıya ihtiyaç duymak ise kaçınılmazdır. İşte EYS de tam bu yüzden geliştirildi ve hizmete sunuldu, yani EYS eczacılarımız için “Yönetim Analisti”dir. Ve bu iddiasını başarıyla sürdürmektedir.
EYS ne işe yaradığı konusunda neler söyleyebilirsiniz?
Öncelikle EYS fatura kesmek, reçete girmek için oluşturulmuş bir sistem değildir. Dolayısı ile bu tür işleri yönetmeye yaramaz. Ama bu operasyonlardan üretilmiş ve bizim “data yığınları” dediğimiz verileri “kıymetli analizler”e çevirmeye yarar, yani klasik raporlar gibi liste değil analiz üretir. Örneğin EYS’nin ilgili analizlerine bakarak hangi kategoride hatta markada ne kadarlık bir stoğa girmeniz gerektiğine ya da rafta ne kadarlık yer açmanız gerektiğine kolaylıkla karar verebilirsiniz.
Bu sistemin çalışma mantığından biraz bahseder misiniz?
Eczanelerin satış ve stok bilgilerini, eczacılarımızın izni dahilinde eczacılarımızdan, sadece ürün bazında alarak kendi bünyesinde analizlere tabi tutması yöntemi ile çalışır. Bununla birlikte, eczacılarımızın için çok büyük bir iş yükü olan ürün kategori eşleşmelerine gerek kalmaz, çünkü EYS içerisinde kendi bilgilerimizle oluşturduğumuz güçlü bir ürün ağacı bulunmaktadır ve EYS bu listeleri aldıktan sonra eşleşmeleri kendi bünyesinde otomatik yapar. Bu özelliği söyle açabiliriz; eczane özelinde ortalama 6000’den fazla ürün satılmaktadır, bu ürünlerin her birini ilgili kategoriye atamak eczacılarımızın yapamayacağı bir şey değil ama bunun için ciddi vakit ayırmaları ve güncelliğini hep koruyor olmaları gerekir, o yüzden bu iş göründüğü kadar kolay değildir. İşte tam bu aşamada, EYS bu sıkıntıyı ortadan kaldırıp doğru ve güvenilir bir ürün masterını bünyesinde barındırmakla kalmaz ayrıca zengin analizlere zemin oluşturarak eczacılarımızın hizmetine sunar.
EYS’nin eczacılarımıza ne gibi avantajları var?
Öncelikle güçlü ve tutarlı bir ürün ağacına sahiptir. Yaklaşık 90 bin üründen oluşan ürün veritabanı ile eczane özelinde ürünlerin %99’unu otomatik olarak dakikalar içerisinde eşleştirir ve böylece; kategori, alt kategori, marka ve ürün bazında sayısız rapor ve analize zemin oluşturur. Bunun dışında temel başlıklar halinde aşağıdaki maddeleri sıralayabiliriz; Satış listeleri yerine etkin analizlere erişiminizi sağlar. Yıl ve ay bazında ciro kıyaslamaları yapabilmenize yardımcı olur. Hangi kategori, alt kategori ya da markada büyüdüğünüzü ya da küçüldüğünüzü görmenizi sağlar. Kategori, alt kategori ya da marka detayında iş paylarınızı analiz etmenizi kolaylaştırır. Stok analizlerinizde size hızlı ve etkin sonuçlar üretir, örneğin hangi kategoriden kaç günlük stok taşıdığınızı görüp ve aksiyon alabilirsiniz. Kıyaslama analizleri ile size benzeyen eczanelere göre ne durumda olduğunuzu yakından takip edebilirsiniz, bu özellik sayesinde işinizin değerlendirmesini yapar ve pazara göre yerinizi görür ve bu bilgiler ışığında aksiyonlar alabilirsiniz. Sipariş modülü ile hangi üründen ne kadar sipariş vermeniz gerektiğini dakikalar içinde görürsünüz. Sipariş modülü ile eczacılarımız özellikle stok yönetimini sağlayabilir ve gereksiz stok şişmelerinin önüne geçebilirler. Teknisyen Prim Sistemi ile ekibinizi ölçümleyebilirsiniz. Teşhir analizleri ile hangi ürünler ile teşhire çıkıldığında nasıl sonuçlar alındığını görüp etkin kararlar alabilirsiniz. Pareto analizleri sayesinde cironuzun ağırlığını oluşturan marka ya da ürünlere yoğunlaşabilirsiniz.
EYS’nin avantajlarından bahsederken “SİPARİŞ MODÜLÜ”nden bahsettiniz biraz daha açabilir misiniz?
Bugün eczacılarımızın en önemli ve ciddi işlerinden biri de stok yönetimidir. Dolayısı ile stok yönetiminin sağlıklı olabilmesi için sipariş yönetiminin de oldukça iyi seviyelerde yapılıyor olması gerekir. Eczacılarımızın özellikle sipariş oluştururken, ihtiyaçları doğrultusunda sipariş üretmekte zorlandıklarını biliyoruz. Çünkü bu hem zaman alan hem de ciddi analizleri içinde barındırması gereken bir süreçtir. İş böyle olunca sipariş yönetimi, ya hislere göre ya da raflardaki derinliği doldurabilmek adına, hızlıca geçiştirilen bir süreç haline geliyor. Oysaki sipariş vermek ciddi bir iştir ve üzerinde bilimsel çalışma yapmayı gerektirir. Yani sipariş verirken geçmiş satışlara, büyüme oranlarına bakmak ve verilen siparişin kaç günde ya da ayda satışa döneceğini hesaplamak gerekir. Biz diyoruz ki alırken kazanabilmek için aldığımız ürünün optimum sürelerde satışa dönebilmesi gerekir. Eğer verdiğimiz sipariş yani aldığımız stok yani nakdimizi bağladığımız kıymetlerimiz olması gerekenden çok daha fazla sürede satışa dönüyorsa alırken kazandığımızı, stok maliyetine ve kaçırdığımız fırsatlara yedirmiş oluruz ki bu da kârlı bir alış veriş değildir.
Buradaki optimum süreyi biraz açmak gerekirse şöyle bir tanım yapmamızda büyük fayda var. Biz diyoruz ki her bir kategori için stok gün seviyelerinin tanımlanması gerekir. Çünkü stok gün seviyelerini tanımlayarak, stok yönetimimizi disipline edip ipin ucunu kaçırmamış olacağımız gibi, stok gün tanımları ile kategori genelinden ürün özeline inerek ürünlerin farklı satış hızlarını gözardı etmemiş oluyor olacağız. Oysaki eczanelerimizde uygulanan ve bizce yeterli olmayan genel yöntem, her bir ürün için stok seviyesi tanımlamak ve bu seviyelere göre sipariş ürettirmektir. Bu hem zor hem de çok doğru bir yöntem değildir. Çünkü yaklaşık 6000 ürüne her ay stok seviyesi tanımlamak ciddi zaman alır, bir kere tanımlamakta yeterli olamayacaktır, çünkü ürünlerin satış hızı aydan aya değişmektedir. İşin özeti ve daha güvenilir olanı, kategori bazında stok gün tanımı yapmak ve bu tanımı hesaplamalarla ürünlere indirgemektir.
Tüm bu konularda eczacılarımıza yardımcı olmak adına EYS içerisinde SİPARİŞ MODÜLÜ’nü geliştirdik. Böylelikle sipariş oluşturmak bir tık ötede ve birkaç dakikada olabilen bir iş haline gelmiş durumdadır. Temel mantığına bakacak olursak şöyle bir örnek üzerinden yürüyebiliriz. Diyelim ki içinde bulunduğumuz ay “eylül ayı” ve “anne bebek bakım ürünleri” için sipariş vermek istiyoruz. EYS geçmiş data olarak, geçen yılın “ekim-kasım-aralık” aylarına bakıp, bu sene bu “kategorideki büyümeleri hesap ederek”, taşınmak istenen “gün sayısı”na ve mevcuttaki stok adedine göre ihtiyacı belirler. Yani biz siparişi eylülde verirken bir sonraki dönem için veriyoruzdur, dolayısı ile geçen yılın o aylarının performansına bakmamız gerekecektir ve buna bakarken büyümeleri de gözden kaçırmıyor olmamız oldukça önemlidir.
Kıyaslama analizleri derken tam olarak kastınız nedir?
Bugün birçok sektör kendini pazara göre irdelemekte, pazardaki yerini analiz etmekte ve gelişim fırsatları ile ilgili tonla aksiyon planları oluşturmaktadır. Çünkü pazar analizleri bir işletmenin ayakta kalabilmesi için oldukça önemlidir. Pazar gözardı edilirse, nereye gidildiği konusunda bilgi sahibi olunamayacağından işletmenin sürekliliği konusunda güvenlik önlemleri alınamayacak ve ciddi riskler hasıl olabilecektir. Konuyu daha da açmak gerekirse, bu konuda iki temel soru soruyoruz; Eczacılarımız kendi gelişimlerini gözlemlerken neye ve kime göre değerlendiriyorlar? Yeterli olup olmadıklarına hangi datalar ışığında karar veriyorlar? Bu çok önemli iki soruya net ve açık cevap verebilmek oldukça önemlidir, eğer buna bilimsel datalar ışığında cevap verebiliyorsak işletme sürekliliğimiz konusunda daha etkin adımlar atabiliriz.
Örneğin, diyelim ki semt eczanesi olan bir eczane “kişisel bakım” ya da “ayak bakım” ürünlerinde büyüyor. Soru şu; acaba bu büyüme pazara göre yeterli mi yani diğer semt eczanelerindeki büyüme bu eczanedeki büyümenin altında mı, üstünde mi? Eğer bu eczanenin büyümesi diğer semt eczanelerinin altında bir büyüme ise demek ki bu eczane özelinde bu kategorilere yeterince önem verilmemiş ve potansiyel yeterince işlenememiş. Yine bu semt eczanesi bazı anne bebek markalarını satıyor ama performanslarından şüpheli, bu konuda yapması gereken yine diğer semt eczanelerindeki duruma bakıp bu markalarla ilgili aksiyon almak olacaktır. Özetle, tüm bu kıyaslama analizlerini doğru ve güvenilir kaynaklardan yapabilmek oldukça önemlidir, dolayış ile bu aşamada da EYS eczacılarımızın en etkin başucu kaynağı olmayı amaçlamaktadır. Yeri gelmişken, çok hassas olduğumuz bir noktanın altını özellikle çizmek isteriz, eczane isimleri açık edilmeden yani özel ve gizli olan eczane isimleri kimse ile paylaşılmadan, kıyaslama analizleri sadece klasifikasyon genelinde eczacılarımızın hizmetine sunulmaktadır. Hatta bu konuda, gizliliğe sadık kalacağımızı taahhüt ettiğimiz, bir sözleşmeyi de eczacılarımız ile yapmaktayız.
Sizce EYS nerelerde farklılaşıyor?
EYS’nin en etkin şekilde farklılaştığı alan, perakende yönetiminin olmazsa olmazlarını eczane dinamikleri ile birleştirip bunları analizler halinde eczacılarımızın hizmetine sunmasıdır. Bu analizleri iş dünyasının “KPI” dediği yani “temel performans göstergeleri” mantığında ele alarak sektörün ihtiyaçlarına göre günceller, yenilerini ekler ya da geliştirir. Yani EYS, eczacılarımızdan talep gelsin diye beklemez, eczacılarımızı işlerini daha etkin yönetebilmeleri adına zorlamak üzere yeni analizlerle besler.
Sizce Eczacılarımız EYS’yi neden kullanmalılar?
Bizce eczacılarımız EYS gibi bir sistemi “endişeden uzak, güvenli bir yönetim” için kullanmalılar. Çünkü biz biliyoruz ki eczacılarımızın başında tonla iş var ve bu işler insani ölçüler gözönüne alındığında yönetimi kolay olan işler değil. O yüzden özellikle perakende yönetimi anlamında EYS’yi ya da bir benzerini kendilerine yardımcı olarak tayin etmeliler.
